L’e-mail est l’outil de communication professionnel le plus courant. Sa rédaction ne doit donc pas être négligée. Découvrez les règles à respecter pour rédiger un e-mail impeccable. 

Trois erreurs à éviter en écrivant un mail professionnel

Rédiger un e-mail peut sembler facile. Pourtant, il peut comporter certaines erreurs qu’il est préférable d’éviter :

L’objet est incompréhensible 

L’objet est l’élément le plus important d’un e-mail, car il mentionne votre objectif en quelques mots. Il doit attirer l’attention de votre destinataire pour qu’il ait envie de l’ouvrir. Assurez-vous qu’il est court et simple, mais explicite, pour lui permettre de gagner du temps. Voici quelques exemples pour vous inspirer :

• « candidature pour le poste de … ;
• « demande de rendez-vous » ;
• « compte-rendu du … » ;
• « invitation à l’atelier de… » ;
• « réclamation facture du mois de… » ;
• « date prochaine réunion » ;
• « annulation réunion du… ».

Le contenu est mal structuré

Un contenu trop long risque de créer de la confusion. Afin de créer un contenu clair et efficace, il est nécessaire de bien l’organiser en quelques paragraphes, en fonction de l’idée ou du thème. 

• la formule d’appel favorise la prise de contact avec le destinataire et se choisit en fonction du contexte (Madame la Présidente, Monsieur le Directeur, Madame/Monsieur, Mesdames/Messieurs, Monsieur Martin, Chers collègues, Chers collaborateurs, Bonjour à tous, ….) ;
• votre premier paragraphe doit rappeler votre objet. Veillez toutefois à introduire une formule de politesse (je vous prie de bien vouloir…, je souhaite recevoir des informations …, suite à notre conversation téléphonique…) ;
• votre second paragraphe doit justifier et expliquer l’objet de votre e-mail (à ce sujet, je souhaiterais obtenir quelques informations complémentaires …, je me permets de vous demander des nouvelles de…) ;
•  votre troisième paragraphe doit énoncer la suite de votre requête. Il peut être facultatif en fonction du contexte (en conséquence de quoi, je vous demande le remboursement du ….) ;
• votre quatrième paragraphe doit fournir plus d’informations (vous trouverez ci-joint, …) ;
• terminez votre courriel par une autre formule de politesse (en vous remerciant par avance de l’intérêt que vous portez à ma demande, je vous remercie d’avance, au plaisir de vous revoir, dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, je vous prie d’agréer Madame/Monsieur, l’expression de mes sincères salutations, …) ;
• choisissez une formule de politesse selon le lien qui vous unit au destinataire (respectueusement, salutations distinguées, cordiales salutations, cordialement, amicalement, bien à toi, …) ;
• pour la signature, insérez votre nom et prénom, votre fonction, le nom de votre société et vos coordonnées. Quelquefois, une entreprise propose un modèle spécifique de signature.

Les fautes d’orthographe sont courantes

Les erreurs d’orthographe ou de conjugaison dans un e-mail professionnel peuvent être jugées comme un manque de sérieux. Lors d’une recherche d’emploi, une petite erreur sur le CV ou la lettre de motivation peut vous coûter cher. Les erreurs les plus fréquentes sont :

• les fautes de conjugaison comme l’usage de la terminaison à l’infinitif (-er) et du participe passé (-é) ;
• les pléonasmes (s’avérer vrai/faux) et des locutions (au jour d’aujourd’hui) ;
• les confusions d’orthographe telles que « voir » et « voire » ;
• les erreurs de français comme « malgré que », « un peu près », ….

« Je vous transmet » ou « je vous transmets » ? 

Le verbe « transmettre » est fréquemment utilisé dans un e-mail professionnel. Cependant, sa conjugaison n’est pas évidente pour tout le monde. Comme ce verbe appartient au 3ème groupe, la conjugaison de la première personne prend un « s ». Ainsi, on écrit : « je transmets » au lieu de « je transmet ».

Modèle de mail de motivation

Voici un modèle de mail de motivation :

Objet : Candidature pour le poste de XXX

Madame, Monsieur,

Je vous prie de bien vouloir trouver ma candidature au poste de XXX. Votre entreprise est renommée dans le domaine du XXX. Je serais donc ravi de rejoindre votre équipe.

A ce sujet, je suis spécialisée en XXX et peux être directement opérationnel. Je peux vous apporter mon expertise sur les sujets liés à XXX.

Je vous transmets ci-joint mon CV pour plus d’informations sur mon cursus.

Dans l’attente d’une suite favorable de votre part, je vous prie d’agréer Madame/Monsieur, l’expression de mes sincères salutations.

Signature,

Nom et prénoms